Ska du anställa: här är 3 saker att tänka på!

Är du en av de företagare som nått den punkt då det är dags att anställa för allra första gången? Kul! Att få en ny kollega är ofta både inspirerande och bra för bolagets effektivitet och tillväxt. Innan du börjar leta kandidater finns det dock en hel del som kan vara bra att ha koll på.

I den här artikeln bjuder vi på Fedelta på några tips och råd kring anställning – både för dig som ska anställa på lång sikt och för dig som söker sommar- eller feriepersonal.

1. Håll koll på reglerna kring anställning

Oavsett om du ska anställa din första eller din femtionde medarbetare – eller om det är en tillsvidareanställning, ett vikariat eller en ferieanställning – är det viktigt att du tar hänsyn till rådande lagar och regler kring anställning. Här går vi igenom de viktigaste.

Lagen om anställningsskydd (LAS)

LAS är en grundläggande lag som styr anställningsformer och anställningsvillkor i Sverige. Enligt LAS är huvudregeln att anställningar ska vara tillsvidare, vilket innebär att anställningen löper på obestämd tid.

Om du tänker anställa på viss tid, exempelvis för ett projekt eller säsongsarbete, måste detta tydligt anges i anställningsavtalet, så att båda parter är medvetna om premisserna innan ni skriver på.

Regler kring provanställning

Att inleda en anställning med en prövoperiod, en så kallad provanställning, kan vara en bra grej för att du som arbetsgivare ska ha möjlighet att testa om den anställde är lämplig för tjänsten hen fått.

En provanställning får vara max 6 månader lång och endast tillämpas om avsikten är att anställningen ska övergå till en tillsvidareanställning, alltså inte på vikariat eller projektanställningar. Enligt LAS övergår provanställningen automatiskt till en tillsvidareanställning när prövoperioden passerat om inte någon av parterna väljer att avsluta den innan dess.

Anställningsavtalet

Ett skriftligt anställningsavtal är alltid att rekommendera, även om muntliga avtal också är giltiga i lagens mening. I avtalet bör följande punkter ingå:

– Anställningsform: Tillsvidareanställning eller tidsbegränsad anställning.

– Arbetsuppgifter: En tydlig beskrivning av de arbetsuppgifter som den anställde ska utföra i ditt företag.

– Arbetsplats: Var den anställde kommer att arbeta. Förväntas hen vara på en specifik plats alla dagar i veckan, kan hen jobba hemifrån ibland, osv.

– Lön och förmåner: Grundlön, övertidsersättning, bonusar och andra förmåner.

– Arbetstider: Angivna arbetstider och eventuell övertid.

– Uppsägningstid: Ömsesidig uppsägningstid enligt LAS eller kollektivavtal. Om anställningen inleds med provanställning bör även detta – och förutsättningarna kring den – anges tydligt i avtalet.

Kollektivavtal

Om ditt företag är bundet av ett kollektivavtal påverkar det vad som behöver regleras i anställningsavtalet. Kollektivavtalet kan innehålla bestämmelser om löner, arbetstider och andra anställningsvillkor som du måste följa.

Diskrimineringslagen

Kom ihåg att anställningsförfarandet inte får strida mot diskrimineringslagen. Detta innebär att du inte får diskriminera på grund av kön, ålder, etnicitet, religion, funktionsnedsättning, sexuell läggning, eller könsöverskridande identitet i samband med att du väljer vem som får jobbet.

Kort och gott kan man säga att anställningserbjudandet ska baseras uteslutande på kompetens och att man förväntas vara en bra match för tjänsten och företaget.

Andra viktiga avtal och dokument

Förutom anställningsavtalet kan det vara bra att ha andra interna dokument och riktlinjer på plats, såsom en arbetsmiljöpolicy, en policy för jämställdhet och mångfald, samt riktlinjer för hur ni hanterar personuppgifter enligt GDPR.

Dessa dokument kan bidra till att skapa en trygg och inkluderande arbetsplats samt att säkerställa att företaget följer gällande lagar och bestämmelser.

Läs också: “Så anställer du med lägre arbetsgivaravgifter”

2. Erbjud en marknadsmässig lön

När du väl gjort dina förberedelser är det dags att börja söka och prata med kandidater. Då kan det vara bra att först ha funderat över det här med lön. Att sätta en rättvis och konkurrenskraftig lön är nämligen väldigt viktigt för att attrahera och behålla kompetent personal.

Har ditt företag kollektivavtal finns lägstalöner specificerade där. Om ni inte har kollektivavtal kan du rådfråga branschorganisationer eller fackföreningar för att få en uppfattning om vad som är rimlig lön.

Att bestämma rätt lön

För att sätta en marknadsmässig lön behöver du göra en grundlig undersökning. Börja med att titta på lönestatistik inom din bransch och för den specifika rollen du ska anställa för. Fackföreningar och branschorganisationer kan vara till stor hjälp här.

Det kan också vara bra att jämföra löner hos liknande företag i samma region. Glöm inte att ta hänsyn till den erfarenhet och de kvalifikationer som kandidaten har. Självklart behöver du också fundera över hur mycket ditt bolag har råd att lägga på löner. Om budgeten är begränsad bör du kanske överväga att söka efter en mer junior person för att ändå kunna ligga på marknadsmässig nivå.

Löneförhandlingar

Var beredd på att förhandla lönen med kandidaten. Det är viktigt att vara flexibel, men också att ha en tydlig budget och lönepolicy som du kan hänvisa till. Tänk på att lönen inte bara är en kostnad, utan en investering i din verksamhets framtid.

Förmåner och bonusar

Utöver grundlönen kan olika typer av förmåner och bonusar vara avgörande för att göra ditt erbjudande mer attraktivt. Fundera på vad du kan erbjuda utöver lönen, såsom flextid, möjligheter till kompetensutveckling, friskvårdsbidrag och andra personalförmåner. Att erbjuda möjligheten att arbeta hemifrån kan också vara en viktig faktor för många arbetstagare idag.

Löneutveckling och karriärmöjligheter

För att motivera och behålla personalen kan det vara bra att ha en tydlig plan för löneutveckling och karriärmöjligheter. Diskutera med din nya medarbetare vilka utvecklingsmöjligheter som finns inom företaget och vilka möjligheter hen skulle vilja ha samt sätt upp tydliga mål för hur lönen kan utvecklas över tid baserat på prestation och företagets framgång.

Skatter och avgifter

Som arbetsgivare måste du registrera dig som arbetsgivare hos Skatteverket (enklast via verksamt.se) och lämna in arbetsgivardeklarationer varje månad där du redovisar avdragen skatt och arbetsgivaravgifter. Om den anställde tjänar under ett visst belopp, kan hen ansöka om att inte behöva betala skatt.

Läs också: “Vilken lön är optimal för dig som egenföretagare?”

3. Bra att veta om du ska anställa sommarpersonal

Minderåriga och arbetsmiljö

Ska du anställa sommarjobbare under 18 år gäller särskilda regler. Arbetsuppgifterna måste vara lämpliga och ofarliga för minderåriga och arbetstiderna är begränsade. För personer under 16 år gäller ännu striktare regler och vissa arbeten är helt förbjudna. Här kan det vara bra att läsa på lite extra innan du börjar söka personal.

Anställningsformer för sommarjobbare

Sommarjobbare kan anställas på särskild visstidsanställning, vikariat eller säsongsanställning. Tänk på att specificera anställningens tidsbegränsning i avtalet för att undvika att det ses som en tillsvidareanställning.

Lön och skatter för ungdomar

Ungdomar som tjänar mindre än ett visst belopp per år behöver inte betala skatt. Se till att de fyller i och lämnar in nödvändiga blanketter för att undvika skatteavdrag om det inte behövs.

Försäkring

Om du har kollektivavtal täcker det ofta försäkringar för dina anställda. Annars är det viktigt att se över och teckna försäkringar som täcker olycksfall och andra risker för dina sommarjobbare.

Introduktion och handledning för sommarpersonal

För att få ut det mesta av din sommarpersonal och säkerställa att de snabbt kommer in i sina roller, är det viktigt att ge dem en ordentlig introduktion och handledning. Förbered en introduktionsplan som inkluderar information om företaget, arbetsuppgifterna och viktiga säkerhetsrutiner. Att tilldela en erfaren medarbetare som mentor kan också vara mycket värdefullt för nya sommarjobbare.

4 tips för en smidig anställningsprocess

1. Planera noga: Gör en behovsanalys och bestäm vilken typ av anställning som passar bäst för ditt företags behov.

2. Använd en mall: Företagarnas mallar för anställningsavtal kan vara till stor hjälp.

3. Introduktion och handledning: Ge nya medarbetare en bra start med en tydlig introduktion till företaget och arbetsuppgifterna.

4. Kommunicera tydligt: Var tydlig med dina förväntningar och se till att alla villkor är klara och skriftliga.

Använd digitala verktyg

Digitala verktyg och plattformar kan underlätta anställningsprocessen avsevärt. Använd rekryteringssystem för att hantera ansökningar, schemaläggning för att planera arbetstider och kommunikationsverktyg för att hålla kontakten med både kandidater och anställda. Dessa verktyg kan spara tid och minska risken för misstag.

Följ upp och utvärdera

Efter att anställningsprocessen är genomförd är det viktigt att följa upp med både den nya medarbetaren och de berörda teammedlemmarna. Utvärdera hur processen gick, vad som fungerade bra och vad som kan förbättras till nästa gång. Denna feedback kan vara ovärderlig för att kontinuerligt förbättra din rekryteringsprocess.

Och sist men inte minst: att anställa personal kan verka överväldigande, men med rätt förberedelser och kunskap kan du se till att processen blir både smidig och framgångsrik. Lycka till med din nya medarbetare!