10 tips för att bli en bättre förhandlare

De företagare som förhandlar med sina leverantörer har en större möjlighet att påverka sin verksamhets framgång och lönsamhet. Vare sig du vill sänka priset på din bokföringstjänst, förhandla om bättre villkor på dina försäkringar eller argumentera för mer synlighet för pengarna när du köper annonser, kan det vara en bra idé att vässa på sin förhandlingsteknik.

Men för att bli en bra förhandlare behöver man både kunna behärska förhandlingsstrategier och vara duktig på att sätta upp målsättningar. I den här artikeln bjuder vi därför på några tips för att hitta rätt.

Kom ihåg att priset inte är allt

Innan vi börjar kan det dock vara bra att slå fast en sak: en bra förhandling behöver inte nödvändigtvis innebära att du prutat ner priset maximalt, utan att såväl du som din leverantör känner er nöjda med utfallet. Då kommer ni att ha byggt grunden för en stabil affärsrelation som har potential att fungera på lång sikt.

1. Förberedelse är nyckeln

De flesta framgångsrika förhandlare börjar med att göra research. Om du inte har tillräcklig information om din motpart och har missat att göra din analys kan du nämligen lätt hamna i en sämre förhandlingsposition. Börja därför med att:

- Analysera din köphistorik: Granska dina tidigare inköp noggrant. Identifiera vilka produkter eller tjänster du köper mest av, samt deras volymer och frekvens. Se också över eventuella säsongsvariationer i dina inköp, vilket kan påverka dina förhandlingsstrategier.

- Läsa på om leverantören: Samla in detaljerad information om din leverantör, inklusive deras ekonomiska situation, marknadsposition och vilka konkurrenter de har. Försök sätta dig in i deras affärscykler och vilka externa faktorer som påverkar deras verksamhet. Denna kunskap kan ge dig en fördel i förhandlingen, genom att du kan förutse deras argument och begränsningar. 

2. Sätt upp tydliga mål och prioriteringar

Innan förhandlingen påbörjas bör du definiera tydliga mål för vad du vill uppnå. Fundera också på vad som är viktigast. Vill du till exempel fokusera på att sänka priserna, få förbättrade betalningsvillkor eller optimerade leveransvillkor. Kort och gott: varför vill du gå in i förhandling och vad vill du uppnå?

- Pris: Överväg att förhandla om mängdrabatter, rabatter för långsiktiga avtal eller särskilda kampanjpriser vid köp av stora volymer.

- Betalningsvillkor: Försök förhandla fram längre betalningstider för att förbättra ditt kassaflöde. Detta kan vara särskilt viktigt under perioder med högre utgifter, som inför säsongsbetonade toppar.

- Leveransvillkor: Se över möjligheterna att förbättra leveransvillkoren. Kan du få snabbare leveranser, mer flexibla leveransscheman eller bättre garantier?

3. Var flexibel och kreativ

Förhandlingar handlar som sagt inte bara om att få det lägsta priset utan om att få en så bra totalleverans som möjligt. Var därför öppen för andra värden i avtalet som kan vara till nytta för ditt företag. Exempel på sådana värden skulle kunna vara:

- Tjänster och support: Leverantören kanske kan erbjuda mervärde genom extra tjänster som snabb teknisk support, utbildning eller hjälp med installation? Dessa kan innebära betydande kostnadsbesparingar och öka effektiviteten i din verksamhet.

- Gemensamma marknadsföringsinsatser: Utforska möjligheterna för gemensamma marknadsföringskampanjer eller evenemang som kan ge båda parter ökad synlighet och nya affärsmöjligheter.

4. Tänk långsiktigt

Att förhandla fram ett bra avtal är inte en engångshändelse. Tänk på hur avtalet kommer att påverka ditt företag över tid och sträva efter att skapa långsiktiga vinster snarare än enbart en stor engångsrabatt på nästa beställning.

- Skapa incitament: Inkludera incitament som belönar långsiktigt samarbete, som volymrabatter eller förmånliga avtalsförlängningar.

- Uppföljning och utvärdering: Planera regelbundna möten för att utvärdera hur avtalet fungerar. Gör justeringar vid behov för att säkerställa att båda parter fortsätter att dra nytta av samarbetet.

5. Använd rätt förhandlingsstrategier

En förhandling är alltid ett spel där båda parter vill ge sig själva bästa möjliga förutsättningar. Därför kan det vara bra att ha en strategi för sin förhandling. Din förhandlingsstrategi kan variera beroende på situation, men några principer och metoder att utgå från är till exempel:

- BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement): Ha alltid en reservplan om förhandlingarna inte går som planerat. Att veta ditt bästa alternativ ger dig styrka och säkerhet i förhandlingen. Kanske har du redan kollat upp en alternativ leverantör eller satt upp ett alternativt mål om du märker att det förhandlingsresultat du satt upp från början inte kommer kunna uppnås.

- Win-win: Sträva alltid efter att skapa en win-win-situation där båda parter känner att de har fått något värdefullt. Detta stärker relationen mellan er och ökar chanserna för framtida samarbete. Om en av parterna lämnar förhandlingen missnöjd är risken stor att samarbetet inte kommer att lyckas på lång sikt.

- Tystnad: Använd tystnad som ett verktyg i din förhandling. Efter att ha lagt fram ett förslag, vänta och låt leverantören svara. Tystnad kan tvinga fram viktig information och avslöja motpartens prioriteringar.

6. Förhandla i rätt tid

Tajmingen är ofta avgörande för att få ett bra förhandlingsresultat. Leverantören representerar ett företag, precis som du, och i vissa fall är man mer benägen att diskutera än andra. Var därför medveten om leverantörens affärscykler och externa faktorer som kan påverka deras flexibilitet.

- Säsongsvariationer: Vissa produkter och tjänster kan vara billigare under specifika tider på året. Till exempel kan lagerutrymme och fraktkostnader variera beroende på säsong. Välj därför att inleda en förhandling när du vet att chansen är stor att leverantören är öppen för dialog.

- Ekonomiska förhållanden: Om leverantören har överskott på lager, eller står inför ekonomiska utmaningar, kan de vara mer benägna att erbjuda bättre villkor. Du ska givetvis inte dra nytta av ett annat företags svårigheter, men kanske kan du förhandla om ett bra pris i utbyte mot en större beställning, som i sin tur kan stärka leverantörens ekonomiska ställning?

7. Dokumentera allt

När ni har nått en överenskommelse är det viktigt att dokumentera alla detaljer skriftligt. Detta förhindrar missförstånd och ger en tydlig referenspunkt för framtiden.

- Avtal: Se till att alla viktiga punkter finns med i det skriftliga avtalet. Detta inkluderar priser, leveransvillkor, betalningsvillkor och eventuella extra tjänster.

- Bekräftelse: Efter varje möte eller förhandling, skicka en bekräftelse via e-post där ni sammanfattar vad som har diskuterats och vad ni har kommit överens om.

8. Utnyttja finansieringslösningar

En nyckel för att förhandla om bättre avtal kan som sagt vara att komma överens om större beställningar. Men även om det är ett bra sätt att sänka styckpriset på det du köper så innebär en större beställning alltid att du måste lägga ut mer pengar på ett bräde, vilket i sin tur kan påverka bolagets likviditet på kort sikt. I sådana lägen kan finansieringslösningar vara ett lämpligt verktyg.

Med ett företagslån kan du enkelt få det kapital du behöver för att köpa större volymer eller investera i nödvändig utrustning. Fedelta erbjuder flexibla företagslån som kan vara ett bra alternativ när du behöver boosta kassan inför en potentiell investering. Här kan du läsa mer om vårt företagslån.

9. Prioritera starka relationer

En stark, långsiktig relation med dina leverantörer kan förbättra dina förhandlingsmöjligheter avsevärt. En relation byggd på ömsesidig respekt och förståelse kan nämligen leda till ett mer produktivt samarbete.

Därför är det också ofta lättare att förhandla om pris eller villkor med en leverantör du köpt av länge än med en leverantör som du ännu inte börjat samarbeta med. Kom därför ihåg att värdesätta relationen med dina leverantörer på lång sikt.

- Kommunicera regelbundet: Regelbunden kommunikation är avgörande. Genom att hålla kontakten även när ni inte förhandlar, visar du att du värdesätter relationen och är engagerad i ett långsiktigt samarbete.

- Var transparent: Dela dina affärsplaner, mål och utmaningar med dina leverantörer. När de förstår dina behov och begränsningar är de mer benägna att hitta lösningar som gynnar båda parter. 

10. Fortsätt lära och anpassa dig

Förhandlingar är en dynamisk process och det finns alltid nya tekniker och strategier att lära sig. Och även om det finns metoder som är beprövade och “brukar fungera” är det alltid bäst att hitta sin egen väg vid förhandlingsbordet. Vad funkar för dig och vilken approach trivs du bäst med när du möter din motpart?

Planerar du att förhandla redan i sommar?

Gjorde den här artikeln dig sugen på att se över dina avtal och börja ringa runt till leverantörerna direkt? Kör på om du tror att du har en chans! Tänk dock på att under sommar- och semestertider kan dina förhandlingsstrategier behöva anpassas något. Här är några saker att tänka på:

- Ha inte för bråttom: Under sommaren kan leverantörer ha lägre bemanning och längre svarstider. Försök därför inte förhandla om beställningar eller avtal som du behöver ha på plats snarast, utan fokusera i så fall hellre på att förhandla om höstens leveranser.

- Flexibilitet i leveranser: Under semestertider kan det vara svårare att få snabba leveranser. Var flexibel och planera för längre leveranstider, eller diskutera alternativa lösningar med leverantören.

- Utnyttja lugnare perioder: Sommaren kan ibland innebära lägre efterfrågan och mer tid för strategisk planering. Använd denna tid för att analysera dina leverantörsavtal och förbereda dig för kommande förhandlingar.

Mer läsning från Fedelta:

“6 nycklar som ökar försäljningen i ditt företag”

“Vad gör du när du inte betalar – och hur fungerar inkasso?”