Proaktivt fastighetsägande: så gör du en bra underhållsplan för dina fastigheter
Att äga, förvalta och hyra ut fastigheter är ofta en bra affär i långa loppet. Men du som äger fastigheter vet också att ditt ägande kan komma med stora kostnader – ibland sådana som kan vara svåra att förutse. Genom att arbeta proaktivt och göra en tydlig underhållsplan för sina fastigheter blir det dock lättare att förutse när kostnaderna kommer att dyka upp – och planera för hur de ska finansieras.
Att vara fastighetsägare innebär mer än att bara äga en (eller flera) byggnader; det kräver också förståelse för att fastigheter behöver underhållas, rustas upp och renoveras för att behålla såväl funktion som värde.
Idag är det dock många fastighetsägare som inte har full koll på hur underhållsbehovet ser ut på sina fastigheter, vare sig på kort eller lång sikt. Istället inser de att någonting behöver göras först när renoveringsbehovet är akut, vilket bidrar till såväl stress som höga kostnader och ineffektiv resursanvändning. Känner du igen dig?
Vad skulle hända om du istället började arbeta proaktivt med ditt fastighetsägande? Genom att ta fram en genomtänkt underhållsplan kan du som fastighetsägare undvika vanliga fallgropar och istället fördela kostnader och resurser på ett smart sätt över tid.
I den här artikeln går vi igenom vilka steg du bör ta för att göra en bra underhållsplan för dina fastigheter samt varför det är en avgörande del av framgångsrikt, och kostnadseffektivt fastighetsägande.
Proaktivt fastighetsägande hjälper dig att planera dina investeringar
Proaktivt fastighetsägande handlar om att förutse och planera för underhållsbehov innan de blir akuta problem. Istället för att agera reaktivt och hantera underhållsfrågor och renoveringar när de uppstår, arbetar proaktiva fastighetsägare med en långsiktig plan som säkerställer att fastigheterna hålls i gott skick året runt. Detta tillvägagångssätt innebär flera fördelar:
1. Kostnadseffektivitet
Genom att fördela kostnaderna för underhåll över tid undviker du stora, oväntade utgifter. När du har full koll på vilka underhållsinsatser som ska göras på respektive fastighet kan du planera in dem när det passar såväl tidsmässigt som ekonomiskt.
Dessutom finns möjlighet att samköra flera olika projekt för att spara såväl resurser som kostnader. Kanske kan du passa på att renovera fasaderna på två av dina fastigheter i samma veva, eller underhålla såväl tak som fönster på en fastighet när byggnadsställningarna ändå är på plats?
2. Längre livslängd på fastigheterna
Regelbundet underhåll bidrar till att förlänga livslängden på dina byggnaders olika delar. När du löpande inventerar dina fastigheters underhållsbehov är chansen också större att du vet vilka insatser som behöver göras och kan åtgärda brister innan de leder till akuta fel eller skador.
3. Ökat värde
Fastigheter som hålls i gott skick behåller sitt värde bättre och kan leda till högre hyresintäkter och högre försäljningspris. En väl genomarbetad underhållsplan kan dessutom bidra till att höja priset eftersom den dels visar den potentiella köparen att du som säljare är seriös och har tagit god hand om fastigheten, och dels för att den ger köparen en bruttolista över vilka åtgärder hen kan förvänta sig att behöva genomföra inom de närmsta åren.
Vad är en underhållsplan?
En underhållsplan är ett strategiskt dokument som listar och schemalägger det planerade underhållsbehovet för en fastighet över en bestämd tidsperiod, vanligtvis 5-10 år.
Planen innehåller detaljer om vilka delar av fastigheten som behöver underhåll, när det ska utföras och vilken budget som behövs. En välgjord underhållsplan hjälper fastighetsägare att hålla koll på och prioritera underhållsåtgärder, vilket leder till en mer strukturerad och förutsägbar ekonomisk planering.
En tumregel man kan förhålla sig till är att allt som görs mer sällan än en gång per år är underhåll, medan det som görs oftare än så ska räknas som drift. Driftåtgärder kan vara att klippa gräs, byta ventilationsfilter, skotta snö eller städa trappuppgångar, medan större åtgärder som fasadrenovering, relining av avloppsrör, byte av fönster eller takrenovering räknas som underhåll – och bör alltså finnas med i din underhållsplan.
Om du planerar att bygga balkonger, installera solpaneler eller bygga lägenheter på fastighetens vind så räknas det inte som underhåll utan som investeringar eftersom det är aktiviteter som kommer att höja fastighetens värde och skick mer än det ursprungliga. Sådana projekt hamnar vanligtvis utanför en underhållsplan, även om de är planerade.
6 steg för att skapa en fungerande underhållsplan
Okej, så du har beslutat dig för att bli mer proaktiv i ditt fastighetsägande och vill ta fram en underhållsplan. Men var börjar man? Och hur ser man till att planen blir mer än bara en pappersprodukt och faktiskt kan användas både för att hålla koll på behov och som beslutsunderlag inför investeringar? Här är 6 steg att utgå från.
1. Kartlägg fastighetens nuvarande skick
Det första steget blir att skapa en ordentlig bild av nuläget. Vare sig du äger en eller hundra fastigheter bör du börja med en noggrann genomgång av dess nuvarande skick. Generellt sett kan man säga att det är rekommenderat att ha en underhållsplan per juridisk fastighet för att få bra överblick.
Börja med att se över och dokumentera alla delar av byggnaden, från tak och fasader till VVS-system och elektriska installationer. Använd dig av inspektioner och tekniska besiktningar för att få en fullständig bild av fastighetens behov.
2. Identifiera kritiska underhållsområden
När du fått nuläget klart för dig är det dags att ta fram en lista över åtgärder som ska göras på fastigheten. Prioritera områden som kräver omedelbar uppmärksamhet och sådana som kan leda till större problem om de inte åtgärdas i tid. Det kan handla om läckande tak, slitna fasader eller äldre värme- och ventilationssystem.
Men skriv även upp mindre åtgärder som du förutser kommer behöva åtgärdas på längre sikt. Ange vad som ska göras (ex, målning av hängrännor), i vilken omfattning det ska göras (hur många och hur långa är hängrännorna) och var på fastigheten det ska utföras (andast på södra sidan eller runtom hela fastigheten).
Tanken är att åtgärdslistan du tar fram i det här skedet ska kunna fungera som beslutsunderlag på lång sikt och lägga grunden för din kostnadsprognos så det är bra att vara så specifik som möjligt..
3. Sätt upp en tidsplan
Baserat på inspektionerna och prioriteringarna, skapa en tidsplan för när olika underhållsåtgärder ska utföras. Ett bra sätt är att dela upp åtgärderna i listan kronologiskt, år för år så att du smidigt kan planera dina projekt och kostnader framöver.
Projekt som ligger väldigt många år fram i tiden kan förstås vara svåra att förutse exakt – och det spelar heller ingen större roll eftersom din underhållsplan är ett levande dokument som du kommer att uppdatera löpande i takt med att du genomför åtgärder på dina fastigheter. Det är inte säkert att du kommer att byta tak på fastigheten om exakt 15 år som du skrev i planen, men du vet i alla fall att ett takbyte ligger i framtiden och kan planera dina kostnader och resurser därefter.
Många av dina underhållsåtgärder ska genomföras mer eller mindre regelbundet. Skriv därför också in ett intervall i din åtgärdslista och tidsplan. Målning av fasaden kanske ska ske om 2 år, men också med 10 års intervall, vilket innebär att det även ska ske om 12 år, och om 22 år, osv.
4. Beräkna kostnaderna
För att kunna använda planen som beslutsunderlag bör du också göra en kostnadsberäkning för varje underhållsåtgärd. Kostnaderna i en underhållsplan är alltid uppskattningar eftersom mycket kan påverka den faktiska kostnaden, speciellt om åtgärden ligger långt fram i tiden.
Trots att kostnadsberäkningen inte är exakt är den avgörande för att kunna planera budgeten och säkerställa att det finns tillräckliga medel avsatta för framtida underhåll. Beräkningen hjälper dig också att fördela ut större och mindre projekt jämnt över tid, för att säkerställa god ekonomisk planering.
Läs också: “Hållbarhet i företagande – så kan gröna investeringar gynna ditt företag”
5. Skapa en budget och finansieringsplan
Med en klar bild av kostnaderna – hur stora de är och när de förväntas ske – är det dags att skapa en budget. Hur synkar ditt underhållsbehov med företagets ekonomi och kommer du ha råd att genomföra större åtgärder inom den tid som du planerat?
Genom att se över dina ekonomiska resurser ger du också dig själv möjlighet att överväga olika finansieringsalternativ i god tid. Få fastighetsägare väljer att finansiera stora renoverings- eller underhållsprojekt från egen ficka utan väljer istället att ta in extern finansiering..
Det vanligaste sättet att finansiera renoveringsprojekt är att ta ett fastighetslån. Vi på Fedelta erbjuder snabba och flexibla fastighetslån som kan anpassas efter dina behov, vilket ger dig möjlighet att genomföra nödvändiga underhållsåtgärder utan att äventyra din likviditet. Läs om våra fastighetslån på fedelta.se
6. Implementera och följ upp
När underhållsplanen är klar, se till att implementera den. Genomför de aktiviteter du planerat och uppdatera planen med de projekt du gjort. Att ha en tydlig och lättöverskådlig lista över historiska projekt är nästan lika viktigt som att kunna förutse dina framtida projekt. Glöm därför inte att lägga in status i din underhållsplan. Vilka projekt är akuta, planerade, beslutade, pågående eller genomförda?
Genom att regelbundet följa upp och uppdatera din plan kan du säkerställa att arbetet utförs enligt planen och att budgeten hålls, samt att nya projekt läggs in i planeringen. Självklart kommer du också behöva justera planen ibland för att hantera oväntade händelser eller förändringar i fastighetens skick, men sådana aktiviteter kommer inte att vara alls lika kännbara när du har en bra överblick totalt sett.
Fedelta – en partner med bred kompetens inom fastighetsfinansiering
Vi på Fedelta pratar dagligen med såväl stora som små fastighetsägare som vänder sig till oss för att finansiera sina fastighetsprojekt. Vi har bred erfarenhet och kompetens kring fastighetsägande, fastighetsunderhåll och fastighetsfinansiering och vet vikten av att planera och budgetera i sitt fastighetsägande.
Genom att vara proaktiv i ditt fastighetsägande och ha en genomtänkt underhållsplan kan du undvika stress och planera för långsiktig ekonomisk hållbarhet. Och om du skulle behöva finansiera dina underhållsprojekt kan vi på Fedelta stå vid din sida. Genom att kombinera en stark underhållsplan med rätt finansieringslösningar säkerställer du att dina fastigheter förblir värdefulla tillgångar i många år framöver.