Slopat krav på papperskvitton från 1 juli 2024 – så påverkar det dig som företagare

Vad tycker du är jobbigast med att driva företag? Om du tillhör majoriteten av företagare i Sverige så är chansen stor att bokföring hamnar högt upp på din lista över jobbiga måsten som du helst skulle vilja slippa.

Men snart kommer det åtminstone bli lite enklare att redovisa sina köp. Nu har regeringen nämligen fattat ett beslut kring den lagändring vi på Fedelta skrev om tidigare i år – att slopa kravet på att man måste spara sina papperskvitton. Beslutet innebär att man gör en ändring i bokföringslagen redan nu i sommar.

Vad innebär den nya lagen?

Den nya lagen träder i kraft den 1 juli 2024 och innebär att företag inte längre behöver spara papperskvitton efter att de har digitaliserats. På myndighetsspråk kallas detta för ”avskaffat krav på bevarande av räkenskapsinformation i original”.

I praktiken betyder det att du kan fotografera eller skanna dina papperskvitton, ladda upp dem till ditt digitala bokföringssystem och sedan slänga de fysiska kvittona i papperskorgen.

Vad är skillnaden mot idag?

Tidigare har företagare varit tvungna att spara papperskvitton i minst tre år efter räkenskapsårets slut, även om de redan hade digitaliserats. Dessutom skulle digitaliserade räkenskapsuppgifter sparas i sju år.

Denna dubbla arkivering har varit både tidskrävande och kostsam för företag. Enligt regeringen kostar det svenska företagare cirka 4 miljarder kronor per år att uppfylla kraven.

Med den nya lagen kan du som företagare istället omedelbart slänga dina papperskvitton efter att de har digitaliserats, vilket minskar behovet av att hantera och förvara stora mängder papper. Snart kan du alltså göra dig av med dina bokhyllor med pärmar och ställa in ett extra skrivbord eller ett pingisbord på kontoret istället. Härligt!

Psst! Här är andra lagförändringar som påverkar dig som företagare 2024

Hur påverkar den nya lagen dig som företagare?

Förändringen i lagen innebär flera viktiga fördelar för dig som företagare. Här listar vi några av dem:

1. Minskad administration

Att hantera och organisera papperskvitton kan vara tidskrävande. Många företagare lägger flera timmar i månaden på att sortera sina kvitton i datumordning, häfta dem på papper och sätta in dem i pärmar för att sedan arkivera dem eller skicka dem till sin redovisningskonsult.

Genom att slopa kravet på papperskvitton sparar du tid som du istället kan lägga på mer värdeskapande aktiviteter, såsom att bygga kundrelationer och utveckla din verksamhet.

2. Ekonomiska besparingar

Regeringen beräknar att företag i Sverige kommer att spara cirka 3,9 miljarder kronor per år genom att inte behöva spara sina papperskvitton. För små och medelstora företag kan detta innebära betydande kostnadsbesparingar, då de inte längre behöver lägga värdefull tid på att hantera sina kvitton och slipper investera i förvaringsutrymmen och material för att arkivera fysiska dokument.

3. Enkel och effektiv bokföring

Digitaliseringen av kvitton innebär att bokföringen kan bli mer automatiserad och att risken för fel minskar. Genom att använda moderna bokföringsprogram kan du säkerställa att alla dina kvitton och verifikat sparas korrekt och lättillgängligt, vilket förenklar både den löpande bokföringen och framtida revisioner.

Läs också: “5 konkreta bokföringstips för dig som driver enskild firma”

Fördelar med den nya lagen

Att den nya lagen är efterlängtad bland såväl företagare som hos leverantörer av bokföringsprogram råder det ingen tvekan om. Men vilka är de främsta fördelarna med att lagen om arkivering av papperskvitton äntligen ändras?

Miljövänligt alternativ

Genom att minska behovet av papperskvitton bidrar lagen till en mer miljövänlig företagskultur. Mindre papper innebär färre träd som behöver huggas ner och mindre avfall som behöver hanteras. Detta är ett steg mot en mer hållbar framtid för företag i Sverige.

Modernisering av företagsadministrationen

Lagen möjliggör för företag att utnyttja den moderna teknikens fulla potential. Genom att digitalisera bokföringen kan företag arbeta mer effektivt och dra nytta av avancerade funktioner som automatisering, vilket minskar risken för manuella fel och förbättrar den övergripande kontrollen över företagets ekonomi.

Ökad flexibilitet

Digitala underlag är lättare att arkivera, dela och leta upp än pappersdokument. Detta ger företagare ökad flexibilitet när det gäller att hantera bokföringen, oavsett var de befinner sig. Det är särskilt värdefullt för företagare som ofta är på resande fot eller arbetar på distans.

Så här kan du som företagare anpassa dig till den nya lagen

Digitalisera dina kvitton

För att dra nytta av den nya lagen behöver du säkerställa att alla papperskvitton digitaliseras på ett säkert sätt. Använd en scanner eller din smartphone för att ta bilder av kvittona och ladda upp dem till ditt digitala bokföringssystem. Se till att de digitala kopiorna är tydliga och läsbara för att undvika problem vid framtida granskningar.

Kom ihåg! Det räcker inte att ta ett foto av ditt kvitto med telefonen och spara fotot i kamerarullen. Den digitala kopian måste finnas i din bokföring. Vilket osökt för oss till nästa punkt på listan.

Välj rätt bokföringsprogram

Om du inte redan gör det, bör du se till att använda ett bokföringsprogram eller bokföringssystem som hanterar digitala kvitton och underlag på ett säkert och effektivt sätt.

De flesta molnbaserade och digitala program och tjänster har denna funktionalitet idag, men nu när kravet på papperskvitton försvinner kan det också vara ett bra tillfälle att säkerställa att din bokföring som helhet är digital, effektiv och – om möjligt – automatiserad.

Program som Wint och PE Accounting erbjuder automatiserade lösningar där kvitton kan laddas upp direkt via mobilappen eller e-post. Bokio är ett smidigt program för dig som vill ha ett digitalt och lättanvänt system där du hanterar mycket av bokföringen själv. Och du som vill ha en redovisningskonsult eller ekonom som hanterar bokföringen kan även få bra digitala lösningar i välkända program som Fortnox eller Visma.

Huvudsaken är att du väljer en lösning som ser till att alla dina digitala underlag sparas tryggt och är tillgängliga när du behöver dem.

Organisera dina digitala underlag

Även om papperskvitton inte längre behöver sparas, är det viktigt att du fortfarande håller ordning på dina digitala underlag. Om Skatteverket gör en granskning av din bokföring behöver du på ett smidigt sätt kunna plocka fram de underlag som efterfrågas – vilket bör vara enklare i ett digitalt arkiv än i ett fysiskt.

Se till att alla verifikat och kvitton är korrekt bokförda och kopplade till rätt transaktioner. Genom att hålla din digitala bokföring uppdaterad och organiserad minskar du risken för fel och underlättar vid revisioner.

Sju år gäller fortfarande

Det är viktigt att notera att den nya lagen endast påverkar papperskvitton. Digitala underlag måste fortfarande sparas i minst sju år efter räkenskapsårets slut, precis som tidigare. Se därför till att ditt bokföringsprogram eller din digitala lagringslösning uppfyller dessa krav, så att du alltid har tillgång till nödvändig räkenskapsinformation vid behov.

Sverige får ett enklare företagsklimat

Den nya lagen har varit efterlängtad och kommer på många sätt att bidra till ett enklare och mer lätthanterligt företagsklimat i Sverige. Genom att tillåta digitalisering av kvitton och underlag sparar företag både tid och pengar, samtidigt som lagen bidrar till en mer hållbar och modern företagskultur.

Men kom ihåg att för att du som företagare ska kunna dra full nytta av den nya lagen bör du se till att ha effektiva digitala lösningar på plats för att hantera din bokföring. Genom att använda moderna bokföringsprogram och hålla dina digitala underlag organiserade och säkra kan du fokusera på att utveckla din verksamhet istället för att hantera pappersarbete. Lycka till!

Läs också:

“När behöver ditt företag ha revisor?”

“AI för småföretagare – så kommer du igång”

“Leda i med- och motgång – 15 tips för att hålla ditt team motiverat”